طراحی اپلیکیشن اداری سازمانی

طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی چیست؟

طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی به اداره‌ها و شرکت‌هایی که این اپلیکیشن و نرم افزار را  درخواست کرده‌اند و از طراح خواسته‌اند تا آن را طراحی کند ،کمک شایانی می‎کند تا کار پردازش کلمه و کار مدیریت داخلی را به صورت روزانه، مداوم، با دقت ، درست و سریع انجام دهد و به رئیس شرکت در مدیریت کردن شرکت  ،سازمان و یا اداره‌اش کمک کند.

طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی چه تاثیری بر کسب و کار دارد؟

طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی به صاحبان آن ادارات و سازمان‌ها که متقاضی هستند می‌تواند کمک کند تا به خوبی و به سرعت و با کیفیت کار خود را انجام دهند و شرکت را مدیریت کنند و به پیشرفت برسند. پیشرفت و سودآوری در هر کاری مهم ترین هدف تاسیس شرکت و از جمله روسای شرکت است. به عنوان مثال شما یک رئیس شرکتی که از اپلیکیشن اداری و سازمانی استفاده نمی‌کند را در نظر بگیرید. این رئیس از صبح که کار خود را شروع می‌کند باید بارها ایمیل خود را چک کند و به کارمندانش هم چیزی را ایمیل کند.  او باید برای نظم در کار شرکت گزارش‌های روزانه و گزارش کارهایش را هر روز دسته بندی کند. باید به ادارات دیگر پیغام بدهد ازآن‌ها چیزی بخواهد و یا به ان‌ها خبری برساند. هم چنین در کنار این کارها باید کار ارباب رجوع را انجام دهد، به او خدمات دهد و مشکلش را رفع کند. انجام کارهای ارباب رجوع به درستی هم خودش دنیای پیچیده‌ای دارد.

با طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی کارهای نام برده شده به سهولت و راحتی انجام می‌شود. این اپلیکیشن به ادارات و سازمان‌ها کمک می‌کند تا روند تندتری در کارهایشان داشته باشند و از طرفی هم کارهای ارباب رجوع را به خوبی انجام بدهند. مثلا  اپلیکیشن گزارش روزانه ، گزارش های شرکت‌ را در درون خودش ثبت  کرده است که در صورت لزوم به راحتی بتوان گزارش روزهای قبل را از درون آن پیدا کرد که این کار در سیستم درونی این نرم افزار با نام برنامه مدیریت صورت جلسات نامگذاری شده و در آن کار می‌کند. این اپلیکیش‌ها با سیستم آلارم پیشرفته‌ای که دارند کارهایی که باید انجام شود را سر موقع یادآوری می‌کنند که این کار با وجود انسان فراموشکار درست انجام نخواهد شد و سیستم مدیریت را دچار اخلال خواهد کرد.

اتوماسیون‌های موجود در این اپلیکیشن اداری و سازمانی از جمله اتوماسیون پرداخت حقوق و پخش غذا هم کمک شایانی به اداره‌ها می‌کند. پرداخت حقوق اگر به صورت دستی و بدون نرم افزار و اپلیکیشن‌ها انجام می‌شد بیشتر شرکت‌ها، روسا و کارمندان با هم درگیر می‌شدند.  اما این اتوماسیون با پرداخت منظم حقوق واریزی و نظم در روند کاریش مشکلات مهم یک اداره را بر طرف کرده است.

در کل اپلیکیشن‌های اداری و سازمانی روند مدیریت در کار شرکت را نظم بخشیده و سرعت می‌دهند که این سرعت بخشی و انجام درست کارها به شرکت آبرو و اعتبار خاص می بخشد.

گام‌های ساخت اپلیکیشن اداری و سازمانی

برای طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی گام‎ها و مراحل مختلفی وجود دارد ما این مراحل را برای شما بازگو  و روشن کرده توضیح می‌دهیم. این مراحل به این صورت است که هر فرد طراح ابتدا باید از متقاضی اپلیکیشن، ایده و سفارش مخصوص به خود را بگیرد. بعد از گرفتن سفارش و ایده مخصوص از متقاضی نرم افزار، باید صفحات را طبق خواسته مشتری طراحی کند و بسازد. بعد از انجام مرحله دوم یعنی طراحی صفحات، فرد طراح باید به برنامه نویسی اپلیکیشن بپردازد. برای برنامه نویسی اپلیکیشن هم ابتدا باید خواسته مشتری را بشنود و طبق سخنان او و طبق کار شرکت برنامه نویسی را انجام دهد  و برنامه‌های داخلی اپلیکیشن را سازمان دهد تا این طراحی اضافی و یا کمبودی نداشته باشد. در مرحله چهارم و بعد از طراحی اپلیکیشن طراح باید ساخته دست خود یعنی اپلیکیشنش را بیازماید. برای  انجام این کار فرد طراح باید اپلیکیشن ساخته شده‌اش را منتشر کرده و منتظر بازخورد مردم نسبت به آن باشد. بعد از این کار و با دیدن بازخوردهای مختلف مردم نواقص اپلیکیشنش را رفع کند و یا امکانات خواسته شده‌ای را به اپلیکیشنش اضافه کند. بعد از انجام همه این مراحل طراحی اپلیکیشن مناسب انجام شده و باید تحویل متقاضی داده شود. چون اپلیکیشن جواب خود را برای استفاده در سطح گسترده پس داده است.

امکانات اپلیکیشن اداری و سازمانی

یک اپلیکیشن اداری و سازمانی ویژگی‌های خوبی دارد که هر شرکت، سازمان و اداره را ترغیب می‌کند که سفارش طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی را بدهد و از آن در کار استفاده کند . این ویژگی‌های خوب که هر اداره را مجذوب می‌کند عبارتند از:

1. دادن قابلیت مدیریت اداری ویژه برای روسای شرکت
2. ثبت به موقع گزارش‌ها و کارهای روزانه یک شرکت ، سازمان و اداره
3. تنظیم شدن برای یادآوری کردن و آلارم دادن خودکار و آگاه کردن رئیس شرکت از یک جلسه مهم و آینده ساز
4. ارسال پیام مخصوص به کارکنان در هنگام نیاز و ضرور
5. قابلیت تنظیم شدن مناسب برای درست انجام شدن کار درست ارباب رجوع به سرعت و با دقت
6. قابلیت هماهنگ کردن رئیس شرکت با کارمندانش
7. دادن دسترسی سریع به رئیس شرکت برای ارتباط با کارمندان خود در هر لحظه و مکانی
8. دادن سیستم مدیریت ویژه به رئیس شرکت برای کنترل کیفی کار اداره و کارمندان آن
9. قابلیت نصب و راه اندازی نرم افزار و یا همان اپلیکیشن بر روی موبایل یا سیستم خانگی کارمندان برای دسترسی بهتر آن‎ها به کارشان
10. داشتن سیستم پشتیبانی قوی برای رفع سریع‌تر مشکل اپلیکیشن در صورت ضرور
11. داشتن قابلیت افزایش و یا حذف یک پنل کاربری توسط مدیریت شرکت
12. داشتن پنل کاربری حرفه‎ای رئیس شرکت برای حذف و یا اضافه کردن ویژگی خاصی به نرم افزار
13. کمبود خطا در سیستم محاسباتی این اپلیکیشن
14. محاسبه درست و بدون خطا برای پرداخت حقوق کارمندان و نشان دادن آن با تمام جزئیات در پنل کاربری مختص رئیس شرکت
15. امکان ایجاد پنل مخصوص توسط رئیس شرکت برای نائبش در صورت نبود رئیس
16. کاربرد روزانه اپلیکیشن و به طور مداوم بدون ذره‎ای گیر و ایراد در سیستم داخلی‌اش
17. قابلیت نصب و راه اندازی نرم افزار و اپلیکیشن بر روی گوشی و کامپیوترهای خانگی کارمندان شرکت البته با توجه و خواسته رئیس آن
18. قابلیت به روز رسانی کردن سیستم در صورت نیاز طبق نظر طراح متخصص
19. به روز بودن خودکار تاریخ و ساعت اپلیکیشین با شهر و کشوری که در سیستم‌هایش نصب می‌شود
20. وجود نوار جستجو برای جست وجوی عناوین مختلف در صورت نیاز
21. راحتی و سهولت در ثبت نام کاربران و ورود به سیستم کاری آن
22. داشتن قابلیت کارایی خوب و با سرعت در حالت آفلاین

ویژگی اپلیکیشن اداری و سازمانی

هر اپلیکیشن و نرم افزار ویژگی‌های خاص خودش را دارد. ویژگی یک اپلیکیشن اداری و سازمانی خوب هم این است که منعطف با دانش عمومی رایج در جهان  باشد و از این دانش‌ها به خوبی پیروی کند و در سیستم داخلی خود از آن استفاده کند. دومین ویژگی که یک اپلیکیشن خوب می‌تواند داشته باشد به روز رسانی مداوم و پیشرفته کردن روز به روز این اپلیکیشن‌ها در بستر اینترنت جهانی است. سومین ویژگی خوب در طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی مقرون به صرفه بودن قیمت این اپلیکیشن است که امکان خرید به همه ادارات و سازمان‌ها را بدهد و همه بتوانند از آن استفاده کنند و فکر هزینه‌اش را نکنند. چهارمین ویژگی یک اپلیکیشن خوب این است که طراحی ساده و آسانی داشته باشد به طوری که کاربران هنگام استفاده از آن گیج و سردرگم نشوند. چهارمین ویژگی یک نرم افزار خوب این است که قابلیت نصب بر روی هر موبایل و هر سیستم عاملی را داشته باشد تا افراد زیادی بتوانند از آن استفاده بکنند.  

ویژگی دیگر یک نرم افزار خوب می‌تواند حل کردن و گره‌گشایی کردن از کاری و  انسانی باشد. یک اپلیکیشن خوب باید هدف خاصی در جهت تولیدش داشته باشد. ویژگی دیگر یک اپلیکیشن خوب استفاده از آن در حالت آفلاین است.

طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی برای چه مشاغلی مناسب است؟

طبق عنوانی که گفته شده است استفاده از این اپلیکیشن و درخواست طراحی اپلیکیشن اداری و سازمانی برای تمام ادارات و سازمان‌هایی که می‌خواهند سیستم مدیریتی قوی و منظم داشته باشند مناسب و کاربردی است. هر شغل اداری که به نوعی با ارباب رجوع سر و کار دارد و انجام درست کارهایش به وسیله اپلیکیشن برایش مهم است می‌تواند از این نرم افزارها استفاده بکند. در سیستم اداری و داخلی کشورمان ایران می‌توان گفت که استفاده از این نرم افزارهای مدیریتی برای بانک‌ها مناسب و بسیار کاربردی است. و یا می‌توان نام برد که بیمارستان‌ها، ادارات پرداخت حقوق کارمندی و سازمانی، سازمان ثبت احوال، سازمان اسناد و املاک ودارایی کشور، سازمان مدیریتی، ادارات آموزش و پروش به وجود چنین اپلیکیشن‌هایی نیاز دارند. در واقع این سیستم‌ها در هر جایی که مدیریت تشخیص بدهد و در هر جا که وجود یک ربات یا همان اپلیکیشن در کنار کارمندان نیاز باشد باید آن را تهیه کرد و ازآن استفاده کرد. بنابراین وجود و به کار بردن اپلیکیشن اداری و سازمانی  باعث می‌شود که کارها بهتر، سریع‌تر، درست‎تر و با کارایی بیشتر پیش برود و کار مردم را سریعا انجام دهد. زیرا به راه انداختن کار مردم در هر جایی و در هر پستی بزرگترین و مهم ترین کارها به حساب می‌آید و در دین هم بسیار به آن سفارش شده است.