سامانه میز خدمت الکترونیکی

سامانه میز خدمت الکترونیکی که به منظور ارائه خدمت به موقع به مشتریان و اعضای سازمان ها طراحی و توسعه یافته است، یکی دیگر از محصولات نرم افزاری پر فروش و پر طرفدار در زمینه نرم افزار میز خدمت الکترونیکی است که توسط دپارتمان برنامه نویسی تحت وب مجتمع برنامه نویسی ایرانیان با برند ایراکد میباشد.

 

میز خدمت الکترونیک با تحلیل و طراحی چند فرایند مهم و یکپارچه، تمامی تماس های ورودی به سازمان شامل انواع درخواست ها، رویدادها، شکایات و انتقادات و پیشنهادات… و نیز فرایندهای درون سازمان را از زمان ثبت در پایگاه داده، حل و رفع آنها، ارجاع به مراتب بالاتر، اطلاع وضعیت آنها به صورت مستمر به مشتری و اعضای سازمان مدیریت میکند.

میز خدمت الکترونیکی در واقع همان مراجعه حضوری به سازمان است البته به صورت کاملا الکترونیکی. بدین شکل که ارباب رجوع بعد از تکمیل فرم مورد درخواست خود میتواند مانند زمانی که در سازمان حضور دارد تمامی درخواست های خود را پیگیری نماید.

 

موارد کاربرد نرم افزار میز خدمت الکترونیکی:

 

میز خدمت الکترونیکی برای تمامی ارگان ها و سازمان های دولتی مانند شهرداری ها، سازمان های وابسته به شهرداری، ادارات مختلف دولتی مانند سازمان عشایری، جهاد کشاورزی، چهاد دانشگاهی ، سازمان حمل و نقل ، سازمان حج و زیارت و بسیاری از موارد دیگر کاربرد داشته و مورد استفاده قرار میگیرد. میز خدمت میتواند برای تمامی نهادهایی که به نوعی با ارباب رجوع سر و کار دارند مورد استفاده قرار گرفته تا فرایند درخواست ها با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.

 

 

هدف از راه اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک، ارائه خدمات مناسب و به موقع به مشتریان و اعضای سازمان ها در هر لحظه و مطابق با قوانین و توافق نامه های بین آنها از طریق سامانه های الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی هوشمند است. به همین دلیل نرم افزاری پر کاربرد برای تمامی ارگان ها به حساب می آید

مزایای استفاده از سامانه میز خدمت الکترونیکی:

• ارتقای رضایت مشتریان
• رسیدگی و انجام درخواست ها از اولین تماس با میز خدمت
• مدیریت و کنترل امکانات فناوری اطلاعات
• بهبود کیفیت خدمات فناوری اطلاعات
• پیگیری مستمر درخواست
• پشتیبانی 24 ساعت شبانه روز و 7 روز هفته

 

بخش های سامانه میز خدمت الکترونیکی:

 

• بخش مدیریت یا همان ادمین نرم افزار:

ادمین نرم افزار همان کسی است که تمامی اطلاعات پایه پرسنل سازمان و عنوان مسئولیت آنها ، ارائه فرم های مورد درخواست ارباب رجوع و اطلاعات پایه هر ارباب رجوع را داخل نرم افزار وارد میکند. البته ارجاع درخواست و پمشاهده ی کلیه درخواست ها هم به عهده مدیریت نرم افزار میباشد.

 

• بخش فرم های مورد درخواست ارباب رجوع:

فرم هایی داخل سامانه میز خدمت قرار گرفته است که بر اساس نیاز هر سازمان و زیر مجموعه های آن متفاوت میباشد. این فرم ها برای درخواست های ارباب رجوع تدوین شده و امکان ایجاد فرم جدید توسط ارباب رجوع نیز وجود دارد.

 

• بخش پیگیری درخواست  ارباب رجوع:

بعد از ارسال فرم نرم افزار کد رهگیری به کاربر به وسیله ی پیامک ارسال میکند که به وسیله ی آن میتواند تمامی مراحل رسیدگی به درخواست خود را مشاهده کند.

 

ارسال دموی رایگان نرم افزار از مزیت های استفاده از نرم افزار میز خدمت ایراکد میباشد که با راه اندازی و اجرای آن شما به صورت اجمالی با مراحل انجام کار آن آشنا خواهید شد.

قابلیت ها و کارکردهای نرم افزار میز خدمت:

 

 

• تعریف و تنظیم اطلاعات پایه مورد نیاز برای ارائه خدمات در سامانه میز خدمت الکترونیکی:

اطلاعات پایه نرم افزار شامل مواردی که یک سازمان برای پرسنل و ارباب رجوع های خود در نرم افزار وارد کرده تا هر کس بر اساس نام کاربری خود به نرم افزار وارد شود. و بر اساس نام کاربری پرسنل ثبت شده در نرم افزار بتواند فرم درخواست مورد نظر خود را ارسال کند.

 

•   قابلیت تعریف خدمات به صورت نامحدود:

خدمات و قابلیت های سامانه میر خدمت بر اساس نوع سازمان به کار گرفته شده متفاوت میباشد. به عنوان مثال قابلیت های نرم افزار میز خدمت برای سازمان حج و زیارت یک سری قابلیت های مخصوص همان سازمان داشته که با مثلا قابلیت های سازمان عشایری متفاوت است. به همین دلیل میتوان خدمات نا محدودی را برای این نرم افزار در نظر گرفت که بسته به کاربرد آن برای هر سازمان متفاوت میباشد.

 

•   ایجاد و مشاهده  نمودار خدمت  و فعالیت های مربوطه :

یکی از قابلیت های منحصر به فرد در طراحی نرم افزار میز خدمت الکترونیک قابلیت مشاهده نمودار خدمت در هر سازمان یا مجموعه میباشد. به این ترتیب که با مشاهده ی نمودار میتوان روند خدمات و درخواست های مربوطه را مشاهده نمود و در صدد رفع آنها برآمد. فعالیت های مربوط به هر سازمان به صورت نمودار قابل مشاهده میباشد.

 

•   قابلیت یکپارچه سازی بین سامانه های موجود سازمان:

هر سازمان برای خدمات خود دارای چندین زیر مجموعه میباشد . نرم افزار میز خدمت الکترونیکی با یک سیستم یکپارچه تمامی این مجموعه را به یکدیگر متصل کرده و حالت اتوماسیون به شرکت یا سازمان داده است. با این قابلیت اگر ارباب رجوع در نرم افزار کارش با یک زیر مجموعه تمام شد میتواند با مراجعه به زیر مجموعه ی بعد درخواست خود را پیگیری کند. و این اتصال بین آنها نیز حفظ میشود.

 

•   قابلیت فرم‌سازی و ایجاد سریع فرم‌های مورد نیاز برای استفاده در فعالیت‌های مختلف:

از دیگر امکانات سامانه میز خدمت که به صورت اختصاصی برای سازمان ها طراحی و توسعه میابد میتوان به ایجاد فرم های درخواست نام برد که مراجعه کننده گان به سامانه بعد از بررسی درخواست خود میتوانند فرم مربوط به درخواست خود را به صورت اختصاصی ایجاد نمایند و در اختیار قسمت مربوطه قرار دهند.

 

• امکان گزارش گیری از تمامی مراحل درخواست:

گزارشات از مهمترین بخش های هر نرم افزار میباشند به همین دلیل توجه خاصی به این قسمت نشان داده میشود. در نرم افزار میز خدمت به این ترتیب که ارباب رجوع یا مدیریت برای تمامی مراحل کار خود میتواند از نرم افزار گزارش دریافت کند. این گزارشات هم به صورت فایل اکسل بوده و هم میتواند با فرمت pdf در اختیار آنها قرار بگیرد.

 

•   قابلیت اطلاع رسانی در مورد خدمات:

با طراحی سامانه میز خدمت الکترونیکی  قسمتی به عنوان خدمات ارائه شده سازمان قرار داده شده است. ارباب رجوع با مراجعه به این قسمت میتواند خدمتی که مد نظرش است را پیدا کرده و فرم های مربوطه ی آن را برای درخواست خود پر کند. با این قابلیت، افراد کاملا متوجه خدمات یک سازمان و زیر مجموعه های آن شده تا درخواست خود را اشتباه وارد نمی کنند.

 

• امکان چت آنلاین با مدیر بخش مربوطه برای رسیدگی به درخواست:

قابلیت چت آنلاین ویژگی منحصر به فردی است که در نرم افزار میز خدمت الکترونیکی گنجانده شده است. با این قابلیت میز خدمت الکترونیکی، هر شخص بعد از ارسال فرم درخواست در صورت تایید یا رد درخواست میتواند با مدیریت قسمت مربوطه به صحبت و گفتگو پرداخته تا منظور و درخواست خود را به صورت واضحتر در اختیار کارفرمایان قرار داهد. با این امکان میتوان این امید را داشت که ارباب رجوع بتواند زودتر و بهتر به نتیجه ی دلخواه خود برسد .

 

• قابلیت انعطاف نرم افزار:

کلیت سامانه  میز خدمت الکترونیکی یکی است اما بر اساس نیاز هر سازمان میتواند توسعه یابد. چون کاربران هر سازمان متفاوت میباشند و درخواست های متفاوتی دارند این امکان برای نرم افزار تعبیه شده است که میتواند بر اساس نیازهای هر سازمان انعطاف پیدا کرده و کارایی متفاوتی داشته باشد .

 

•   قابلیت فعال سازی پرداخت آنلاین: 

اگر در مجموعه ای برای یک درخواست باید هزینه ای پرداخت شود ، در سامانه میز خدمت الکترونیکی این امکان فراهم شده است تا به صورت آنلاین وجه مورد درخواست را واریز کرده تا سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسد.

 

• قابلیت ارسال پیامک برای ارباب رجوع:

امکان دیگر مورد توجه در طراحی نرم افزار میز خدمت الکترونیک قابلیت ارسال پیامک مراحل انجام کار به ارباب رجوع میباشد. با این امکان ارباب رجوع کاملا از مراحل درخواست خود آگاهی یافته تا دیگر مراجعه ی حضوری به سازمان نداشته باشد.

 

•   قابلیت نمایش responsive صفحات سامانه در تمام مرورگرها و موبایل:

 

تمامی نرم افزارهای مجتمع برنامه نویسی ایرانیان با برند ایراکد این قابلیت را داشته و به صورت کاملا واضح در تمامی نمایشگرها اعم از موبایل، تبلت، و لبتاپ و… قابل رویت میباشند.

 

•   قابلیت تعریف سطوح دسترسی:

در نرم افزار میز خدمت برای هر کاربر سطوح دسترسی متفاوتی قرار داده میشود. به عنوان مثال هر ادمین برای وارد شدن به سامانه فقط اطلاعات کاربری خود و درخواست های خود را می بیند. این در حالی است که ادمین کل میتواند همه ی درخواست ها را مشاهده کرده و به مدیریت ارجاع دهد. البته ادمین کل میتواند برای پرسنل سازمان هم سطح دسترسی بخش مربوط به خودشان را بدهد.

 

• قابلیت مشاهده پرونده های جاری کاربر:

هر کاربر بعد از ورود به سامانه میز خدمت الکترونیکی پرونده ای برایش در نرم افزار ثبت میشود که با مراجعات بعدی میتواند تمامی درخواست های قبلی خود را به صورت یکجا مشاهده نموده و به مدیریت یا مسئول بخش مربوطه ارجاع دهد.

 

•   مدیریت تغییر فرآیند و اعمال تغییرات فرآیند به پرونده های در حال اجرا:

پرونده هایی که برای رسیدگی به هر سازمان ارجاع داده میشوند باید تغییراتی در آنها صورت گرفته تا مشکلات حل شود. در سامانه میز خدمت الکترونیکی این قابلیت قرار داده شده است که تغییرات هر پرونده در سامانه ثبت شده و این تغییرات انجام شده به ارباب رجوع اطلاع داده میشود. اعمال تغییرات در هر بخش در این سامانه ثبت شده و در اختیار مدیریت و ارباب رجوع قرار میگیرد.

 

• امکان مشاهده گردش کار درخواست مربوطه در نرم افزار میز خدمت:

کاربر بعد از ارسال فرم درخواست مربوطه میتواند گردش کار پرونده ی خود را مشاهده کرده به این ترتیب که میتواند ببیند که پرونده به عنوان مثال نزد مدیر کل و مدیر مسئول رسیده و در حال بررسی از سمت آنها میباشد. با این قابلیت کاربران متوجه میشوند که درخواست آنها در حال رسیدگی است و با خیال راحت تری به به امورات مربوطه خود میپردازند.

 

• امکان گفتگوی آنلاین در نرم افزار میز خدمت :

 

گفتگوی آنلاین برای زمانی است که کاربر وارد سامانه شده و میخواهد با یک مسئول درباره ی درخواست خود صحبت کند با این قابلیت با آنلاین بودن آن شخص میتواند یک مصاحبه ی دو طرفه با یکدیگر داشته و منظور خود را از درخواست مورد نظرش واضح تر بیان کند.

 

تخصص و تجربه ی ایراکد در زمینه طراحی سایت های تجاری، فروشگاهی و سازمانی همچنین نرم افزارهای تخصصی، این شرکت را به عنوان بهترین شرکت طراحی سایت و بهترین شرکت برنامه نویسی با تجربه و قدمت چندین دهه قرار داده است. مشاوره تخصصی و پشتیبانی آنلاین 1600 وب سایت و صدها پروژه ی نرم افزاری باعث تمایز و برتری این مجموعه نسبت به رقبا شده است.

 

مجتمع برنامه نویسی ایرانیان با تحلیل قسمت ها و بخش های مختلف هر سازمان اقدام چشمگیری در جهت دولت الکترونیک برداشته با طراحی نرم افزار میز خدمت کمک قابل ملاحظه ای به سازمان ها و ارباب رجوع هایی که بنا به هر دلیلی امکان مراجعه به سازمان را ندارند، انجام داده است. 

ایراکد آمادگی خود را برای پیاده سازی و توسعه ی نرم افزار در تمامی ارگان ها و سازمان ها اعلام میدارد تا بتواند قدمی در پبشبرد اهداف دولت الکترونیک برداشته باشد. با ما همراه باشید.